Excel Tabelle mit Terminen in Outlook Kalender importieren

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Ausgangslage

Du hast eine Tabelle mit über 100 verschiedenen Terminen in einer Excel-Tabelle erhalten und musst diese jetzt in den Outlook-Kalender eintragen?
Müsste diese Arbeit manuell erledigt werden, würde dies wohl ewig dauern und wäre ziemlich monoton.

Um die Daten In Outlook importieren zu können, müssen diese im CSV-Format vorliegen und entsprechend formatiert sein.

Schritt 1

Lege in Excel ein neues Dokument an und erstelle folgende Spalten:

Betreff, Beginnt am, Beginnt um, Endet am, Endet um, Ganztägiges Ereignis, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerung am, Erinnerung um, Beschreibung, Ort

Schritt 2

Füge die Daten entsprechend in den darunterliegenden Zeilen der Spalte ein. Ein Termin entspricht einer Zeile. Dies sollte dann in etwa so aussehen:

Falls Du Zeit sparen möchtest, kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen (Datei wurde auf Schadsoftware geprüft!):

Sollte Dir das nicht ausreichen dies sind alle möglichen Spalten, die von Outlook unterstützt werden:

Betreff, Beginnt am, Beginnt um, Endet am, Endet um, Ganztägiges Ereignis, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerung am, Erinnerung um, Besprechungsplanung, Erforderliche Teilnehmer, Optionale Teilnehmer, Besprechungsressourcen, Abrechnungsinformationen, Beschreibung, Kategorien, Ort, Priorität, Privat, Reisekilometer, Vertraulichkeit, Zeitspanne zeigen als

Falls Du Zeit sparen möchtest, kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen (Datei wurde auf Schadsoftware geprüft!):

Alternativ kannst Du Deinen bestehenden Outlook Kalender auch exportieren und dann die Exportdatei als Vorlage nutzen.

Schritt 3

Speichere das Dokument als CSV (Trennzeichen-getrennt) ab.

Schritt 4

Wichtig: In einigen Ländern, darunter auch in den deutschsprachigen Ländern werden bei einem Export aus Excel Semikolons „;“ als
Standardlistentrennzeichen verwendet. Die Software Outlook unterstützt jedoch nur Kommas „,“ als Listentrennzeichen. Daher müssen alle Semikolons in der CSV-Datei durch Kommas ersetzt werden.

Öffne das Dokument mit dem Editor (oder besser mit Notepad++). 
Wenn Du den Editor verwendest, klicke auf Bearbeiten und anschliessend auf Ersetzen…

Suche nach ; und Ersetze durch , und dann auf Alle ersetzen klicken.

Schritt 5

Öffne Outlook und navigiere zu deinem Kalender.

Optional: Erstelle ggf. einen neuen Kalender um den Import zu testen.

Schritt 6

Klicke während Du die Kalender Ansicht offen hast auf Datei.

Klicke dann im Menü auf Öffnen und Exportieren und Klicke anschliessend auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren. 

Wähle den Punkt „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus
und klicke auf Weiter.

Wähle den Punkt „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ aus und klicke auf Weiter.

Klicke auf Durchsuchen um die vorher erstellte CSV-Datei auszuwählen und wähle „Erstellen von Duplikaten zulassen“. Klicke anschliessend auf Weiter.

Wähle nun den Kalender aus in den Du die Daten importieren möchtest. klicke danach auf Weiter.

Tipp: Auf dem Button „Benutzerdefinierte Felder zuordnen..“ können die einzelnen Spaltennamen des CSV-Dokumentes den Zielfeldern zugeordnet werden. Hält man sich an die Spaltennamen in Schritt 1, so erkennt Outlook die Zusammengehörigkeit automatisch. Hilfreich ist diese Funktion aber auch dann wenn man Wissen möchte wie die einzelnen verfügbaren Zielfelder heissen.

Auf Fertig stellen klicken.

Schritt 7

Du kannst nun den Import im Outlook überprüfen. Hat alles funktioniert dann wird es in etwa so aussehen:

Hat dir diese Anleitung geholfen, hast Du eine Frage oder einen Verbesserungsvorschlag? Bitte schreibe einen Kommentar 🙂

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Peter Gantenbein

Lieber Mischa
Herzlichen Dank für Deine super Anleitung und das gut vorbereitete XLS-File.

Bei mir werden die Teilnehmer der Besprechung nicht importiert. War das bei Dir auch so?

Danke und es Grüessli
Peter

Atsche

Hat super funktioniert!
Vielen Dank für die Anleitung.
Einzig die Kategorien hat es nicht übernommen, ich mache meinen Kalender immer sehr farbig, jedes Gremium hat eine andere Farbe.
Aber das kann man recht schnell in Outlook nacharbeiten, von daher nicht schlimm.
Viele Grüße
Atsche

MvC

MS hat das Problem auch schon erkannt. Aber noch keine Lösung dazu ausgearbeitet. Schade:

https://support.microsoft.com/de-at/help/289962/outlook-does-not-import-meeting-attendees-from-certain-file-types

Cora

Hallo Mischa,
ich habe es mit deiner Testtabelle ausprobiert. Leider erscheint in Outlook unter Betreff „Kein Betreff“.
Alle anderen Daten wurden übernommen. Kannst du helfen?

Ansonsten ist die Anleitung wirklich super.

Viele Grüße
CD

el campañol

Nach stundenlangem Suchen im Internet endlich diese Anleitung gefunden. Alles lag nur daran: anstatt ein ; das, setzen und der import klappt.

Kathrin

Lieber Mischa,
vielen Dank für die tolle Anleitung.
Ich kann leider bei dem Punkt „Wähle den Punkt „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ aus und klicke auf Weiter.“ keine durch „Trennzeichen getrennten Werte“ auswählen.
Gibt es noch eine Alternative oder woran kann das liegen?
Vielen Dank schon mal. Viele Grüße Kathrin

Günther Jeger

Hallo Mischa
Trotz deiner Vorlage erscheint im Kalender nichts.
Ich komme bis Datei importieren (Fertig Stellen) und der Kalender beleit leider Leer.
Hast Du für das Problem eine Lösung?

Mit Freundlichen Grüssen
G.J

Alexander K.

Besten Dank für eine sehr gute Erklärung!

Martin Roos

Zur Info: Problem Komme/Strichpunkt kann auch einfacher/nachhaltiger gelöst werden.
Danke für die Anleitung!

https://www.pctipp.ch/tipps-tricks/kummerkasten/office/artikel/trickli-damit-excel-richtige-csv-dateien-schreibt-85255/
Noch besser und nachhaltiger – Leserinput sei Dank: Öffnen Sie die Systemsteuerung und darin wieder Region oder Region und Sprache. Klicken Sie im Formate-Tab auf Weitere Einstellungen. Sie finden im Reiter Zahlen unter anderem den Eintrag «Listentrennzeichen». Überschreiben Sie dort den Strichpunkt manuell mit einem Komma und klicken Sie auf OK. Diese Einstellung können Sie im Normalfall auch so lassen. (PCtipp-Forum)

Atsche

Top Anleitung, vielen Dank.
Mein Problem war auch die Semikolon / Komma-Geschichte.
Danke dass Du mir geholfen hast!

Susanne

Das ist eine supergute Beschreibung. Dafür vielen Dank. Ich möchte gerne in die importierten Termine jeweils einen Hyperlink berücksichtigen. Die Hyperlinks in meinem Feld werden in Outlook nach Import aus Excel wieder in normalen Text umgewandelt. Gibt es eine Lösung?