Excel Tabelle mit Terminen in Outlook Kalender importieren

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Ausgangslage

Du hast eine Tabelle mit über 100 verschiedenen Terminen in einer Excel-Tabelle erhalten und musst diese jetzt in den Outlook-Kalender eintragen?
Müsste diese Arbeit manuell erledigt werden, würde dies wohl ewig dauern und wäre ziemlich monoton.

Um die Daten In Outlook importieren zu können, müssen diese im CSV-Format vorliegen und entsprechend formatiert sein.

Schritt 1

Lege in Excel ein neues Dokument an und erstelle folgende Spalten:

Betreff, Beginnt am, Beginnt um, Endet am, Endet um, Ganztägiges Ereignis, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerung am, Erinnerung um, Beschreibung, Ort

Schritt 2

Füge die Daten entsprechend in den darunterliegenden Zeilen der Spalte ein. Ein Termin entspricht einer Zeile. Dies sollte dann in etwa so aussehen:

Falls Du Zeit sparen möchtest, kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen (Datei wurde auf Schadsoftware geprüft!):

Sollte Dir das nicht ausreichen dies sind alle möglichen Spalten, die von Outlook unterstützt werden:

Betreff, Beginnt am, Beginnt um, Endet am, Endet um, Ganztägiges Ereignis, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerung am, Erinnerung um, Besprechungsplanung, Erforderliche Teilnehmer, Optionale Teilnehmer, Besprechungsressourcen, Abrechnungsinformationen, Beschreibung, Kategorien, Ort, Priorität, Privat, Reisekilometer, Vertraulichkeit, Zeitspanne zeigen als

Falls Du Zeit sparen möchtest, kannst Du die Tabelle auch hier herunterladen (Datei wurde auf Schadsoftware geprüft!):

Alternativ kannst Du Deinen bestehenden Outlook Kalender auch exportieren und dann die Exportdatei als Vorlage nutzen.

Schritt 3

Speichere das Dokument als CSV (Trennzeichen-getrennt) ab.

Schritt 4

Wichtig: In einigen Ländern, darunter auch in den deutschsprachigen Ländern werden bei einem Export aus Excel Semikolons „;“ als
Standardlistentrennzeichen verwendet. Die Software Outlook unterstützt jedoch nur Kommas „,“ als Listentrennzeichen. Daher müssen alle Semikolons in der CSV-Datei durch Kommas ersetzt werden.

Öffne das Dokument mit dem Editor (oder besser mit Notepad++). 
Wenn Du den Editor verwendest, klicke auf Bearbeiten und anschliessend auf Ersetzen…

Suche nach ; und Ersetze durch , und dann auf Alle ersetzen klicken.

Schritt 5

Öffne Outlook und navigiere zu deinem Kalender.

Optional: Erstelle ggf. einen neuen Kalender um den Import zu testen.

Schritt 6

Klicke während Du die Kalender Ansicht offen hast auf Datei.

Klicke dann im Menü auf Öffnen und Exportieren und Klicke anschliessend auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren. 

Wähle den Punkt „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus
und klicke auf Weiter.

Wähle den Punkt „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ aus und klicke auf Weiter.

Klicke auf Durchsuchen um die vorher erstellte CSV-Datei auszuwählen und wähle „Erstellen von Duplikaten zulassen“. Klicke anschliessend auf Weiter.

Wähle nun den Kalender aus in den Du die Daten importieren möchtest. klicke danach auf Weiter.

Tipp: Auf dem Button „Benutzerdefinierte Felder zuordnen..“ können die einzelnen Spaltennamen des CSV-Dokumentes den Zielfeldern zugeordnet werden. Hält man sich an die Spaltennamen in Schritt 1, so erkennt Outlook die Zusammengehörigkeit automatisch. Hilfreich ist diese Funktion aber auch dann wenn man Wissen möchte wie die einzelnen verfügbaren Zielfelder heissen.

Auf Fertig stellen klicken.

Schritt 7

Du kannst nun den Import im Outlook überprüfen. Hat alles funktioniert dann wird es in etwa so aussehen:

Hat dir diese Anleitung geholfen, hast Du eine Frage oder einen Verbesserungsvorschlag? Bitte schreibe einen Kommentar 🙂

3 KOMMENTARE

  1. Lieber Mischa
    Herzlichen Dank für Deine super Anleitung und das gut vorbereitete XLS-File.

    Bei mir werden die Teilnehmer der Besprechung nicht importiert. War das bei Dir auch so?

    Danke und es Grüessli
    Peter

    • Hallo Peter
      Das Problem mit den Teilnehmern konnte ich ebenfalls reproduzieren.
      Ich habe allerdings bis jetzt noch keine Lösung für das Problem gefunden.
      Bei einem Export aus Outlook (funktioniert auch nicht in jedem Fall!) sieht die Formatierung wie folgt aus:
      „07:50:00“,“Max Muster“,“Maxine Muster“,,,,“

      Solltest Du diesbezüglich eine Lösung finden, kannst Du mir diese gerne mitteilen.
      Ich werde mir die Problematik bei Gelegenheit nochmal anschauen.

      Freundliche Grüsse
      Mischa

  2. Hat super funktioniert!
    Vielen Dank für die Anleitung.
    Einzig die Kategorien hat es nicht übernommen, ich mache meinen Kalender immer sehr farbig, jedes Gremium hat eine andere Farbe.
    Aber das kann man recht schnell in Outlook nacharbeiten, von daher nicht schlimm.
    Viele Grüße
    Atsche

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